Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest ICTR Sp. z o.o. z siedzibą w Zagórzu, Zagórze 13/4, 66-218 Zagórze, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001008697, NIP 9271969522, REGON 523941781.

W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@ictr.pl, zadzwoń pod numer +48 608 574 487 albo wyślij list na adres siedziby. Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679, nazywanym dalej RODO.

Dane z formularza kontaktowego

Formularz na stronie przesyła do nas:

• adres e-mail i treść wiadomości, które są wymagane,
• imię i nazwisko oraz adres strony internetowej, jeśli je podasz,
• temat zapytania wybrany z listy.

Razem z nimi idą dwa pola techniczne, które chronią nas przed spamem: czas od otwarcia formularza do wysłania i ukryte pole, które człowiek zostawia puste. Wiadomość trafia na skrzynkę kontakt@ictr.pl z datą wysłania i adresem podstrony, na której wypełniono formularz. Na tych samych zasadach traktujemy e-maile wysłane bezpośrednio na ten adres i rozmowy telefoniczne.

Dane z zapytania wykorzystujemy, żeby odpowiedzieć, a jeśli o to prosisz, także przygotować ofertę. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Dalszą korespondencję prowadzimy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie będziemy mogli odpowiedzieć.

Sprawdzanie pozycji w Mapach i lista mailingowa

Narzędzie Sprawdź pozycję w Mapach Google zapisuje dane podane w formularzu:

• adres e-mail, który jest wymagany,
• numer telefonu, jeśli go podasz,
• firmę wybraną do sprawdzenia, frazę i zasięg pomiaru,
• treść i wersję zaznaczonej zgody, datę jej zaznaczenia i datę potwierdzenia adresu linkiem z e-maila.

Zapisujemy też wyniki pomiarów: pozycję firmy i kolejność firm, które Google pokazuje w sprawdzanych punktach. Adresu IP nie przechowujemy w bazie narzędzia. Zostaje w niej tylko jego nieodwracalny skrót, którym ograniczamy liczbę zgłoszeń z jednego łącza.

Danych używamy w dwóch celach. Pierwszy to wykonanie zamówionego pomiaru i wysłanie wyniku (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Drugi to marketing naszych usług: po potwierdzeniu adres trafia na listę mailingową ICTR, na którą raz w miesiącu wysyłamy aktualną pozycję firmy oraz oferty i informacje handlowe. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażona w formularzu i potwierdzona kliknięciem linku w e-mailu. Obejmuje ona przesyłanie informacji handlowych pocztą elektroniczną, a jeśli podasz numer telefonu, także kontakt telefoniczny w sprawie współpracy. Bez kliknięcia linku niczego nie sprawdzamy i nie wysyłamy, a zgłoszenie bez potwierdzenia usuwamy po 30 dniach.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili: linkiem „Wypisz się z newslettera” na dole każdego e-maila albo pisząc na kontakt@ictr.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce wcześniej. Po wypisaniu przestajemy sprawdzać firmę i wysyłać e-maile. Zapis zgody i datę wypisania zostawiamy do upływu terminu przedawnienia roszczeń, żeby móc wykazać, że e-maile wysyłaliśmy za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Pozycje sprawdzamy, wysyłając do Google, a w razie potrzeby do dostawcy danych o wynikach wyszukiwania, frazę i współrzędne punktów. Twojego adresu e-mail ani telefonu przy tym nie przekazujemy. Mapa w narzędziu pobiera podkład z serwera OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org), więc na tej jednej podstronie przeglądarka łączy się z serwerem fundacji OpenStreetMap, która widzi adres IP i nazwę przeglądarki. Gdy firma nie ma wizytówki i podajesz jej adres, nasz serwer wysyła ten adres do wyszukiwarki adresów OpenStreetMap, żeby postawić pinezkę. Zasady opisuje polityka prywatności OpenStreetMap.

Zapytania przekazane przez inne serwisy

Część zapytań dostajemy przez serwisy, które zbierają zlecenia i przekazują je wykonawcom, na przykład Oferteo. Taki serwis przekazuje nam dane podane w zapytaniu: zwykle imię i nazwisko albo nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, miejscowość i opis zlecenia. Za zbieranie danych w serwisie odpowiada jego operator, na zasadach swojej polityki prywatności.

Dane z takiego zapytania wykorzystujemy, żeby się skontaktować i przygotować ofertę. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a gdy zapytanie składasz w imieniu firmy, nasz prawnie uzasadniony interes w kontakcie z nią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Odnośnik do tej polityki podajemy przy pierwszym kontakcie, zgodnie z art. 14 RODO.

Dane klientów i umowy

Gdy zawrzemy umowę, przetwarzamy dane potrzebne do jej wykonania i rozliczenia: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, NIP, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktur i płatności oraz korespondencję o współpracy. Dotyczy to także osób, które klient wskazał do kontaktu. Te dane przetwarzamy:

• żeby wykonać umowę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a gdy umowę zawiera firma, także w naszym prawnie uzasadnionym interesie, jakim jest kontakt z osobami, które ją reprezentują (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• żeby wystawiać faktury i prowadzić księgowość zgodnie z przepisami podatkowymi i o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• żeby dochodzić roszczeń i bronić się przed nimi, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy. Bez nich nie możemy jej wykonać ani wystawić faktury. Zasady współpracy opisuje regulamin świadczenia usług (PDF).

Dane, które powierzają nam klienci

Przy niektórych usługach mamy dostęp do danych osobowych, za które odpowiada klient, na przykład do zamówień i kont kupujących w panelu sklepu albo do wiadomości z formularza na jego stronie. Administratorem tych danych jest klient. Przetwarzamy je w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO) i tylko w zakresie potrzebnym do usługi.

Jeśli Twoje dane trafiły do nas w ten sposób, w sprawie ich przetwarzania zwróć się do firmy, której je przekazano. Jeśli napiszesz w tej sprawie do nas, przekażemy wiadomość tej firmie.

Logi serwera

Przy każdym wejściu na stronę serwer zapisuje w logach dane techniczne: adres IP, datę i godzinę, adres otwieranej podstrony, kod odpowiedzi serwera, adres strony odsyłającej oraz nazwę i wersję przeglądarki. Robi to każdy serwer WWW.

Logów używamy, żeby dbać o bezpieczeństwo strony, wykrywać ataki i usuwać błędy. Sprawdzamy w nich też, jak stronę odwiedzają roboty wyszukiwarek i z jakich serwisów trafiają do nas odwiedzający, na przykład z Google albo z ChatGPT. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie łączymy logów z innymi danymi i nie ustalamy na ich podstawie, kim są odwiedzający.

Cookies, analityka i zewnętrzne usługi

Strona nie zapisuje plików cookies ani innych danych w pamięci przeglądarki. Nie ma na niej Google Analytics, pikseli reklamowych, czatu ani filmów osadzonych z innych serwisów. Czcionki, skrypty i grafiki ładują się z naszego serwera, więc przeglądarka nie łączy się przy tym z serwerami innych firm. Wyjątkiem jest podkład mapy w narzędziu do sprawdzania pozycji w Mapach, który pochodzi z OpenStreetMap.

Na stronie są linki do innych serwisów, na przykład do dokumentacji Google. Po przejściu na taki serwis obowiązują jego zasady prywatności.

Komu przekazujemy dane

Dane mogą trafić do firm, które świadczą nam usługi i przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umowy: do dostawcy hostingu, na którego serwerze działa strona, do dostawcy poczty e-mail, do firmy prowadzącej naszą księgowość i do podwykonawców, którym powierzamy część prac dla klientów. Dane z faktur i płatności trafiają też do banku, a gdy wymagają tego przepisy, do Krajowego Systemu e-Faktur. W razie sporu dane mogą trafić do kancelarii, która nas reprezentuje.

Organom państwa udostępniamy dane tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich nikomu w celach marketingowych.

Jak długo przechowujemy dane

Korespondencję i dane z zapytań przechowujemy przez czas rozmów o współpracy. Jeśli umowy nie zawrzemy, przechowujemy je do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń, a potem usuwamy.

Dane klientów przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy. Faktury i inne dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, bo tyle wymagają przepisy podatkowe.

Dane z narzędzia do sprawdzania pozycji w Mapach przechowujemy do wypisania z listy mailingowej, a zapis zgody do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

Logi serwera przechowujemy przez czas potrzebny do celów bezpieczeństwa i diagnozy błędów.

Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych podanych w zapytaniu albo przy zawarciu umowy,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@ictr.pl. Odpowiemy w terminie z art. 12 RODO, co do zasady w ciągu miesiąca. Jeśli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Profilowanie i zmiany polityki

Nie profilujemy odwiedzających ani klientów i nie podejmujemy wobec nich decyzji w sposób zautomatyzowany.

Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, na przykład dodamy nowe narzędzie, zaktualizujemy tę politykę i datę na jej początku.